首先,在2019年開始實行CRS的情況下,擔任香港公司秘書的秘書公司需要保留香港公司從設立之初到現今所有的公司文件及盡職調查文件等,如需要更換秘書則需要重新提供給到新的秘書公司進行存檔進行更新建冊文件。按照香港公司條例規定,秘書公司需要持有該公司的全套公司文件,股東董事三證文件及聯繫方式,公司重要控制人登記冊,水牌等。
其次,香港銀行申請留檔的是舊的秘書公司信息,雖然每個年度有更新週年申報表,但在前期登記存檔的是舊秘書公司,如果進行更新新的秘書公司,可能部分銀行需要進行文件更新並要求會計師見證新的遞交文件。
再者,有些客戶會使用香港公司申請國內商標或者是其他業務使用,如進行更換那麼也需要注意同時更換這些地址。